山东省教育厅 山东省档案局
关于认真贯彻实施《高等学校档案管理办法》的意见
鲁教办字【2009】4号
各高等学校：
为认真贯彻落实教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》（以下简称办法），进一步规范高等学校档案工作，提高档案管理水平和利用效益，加快推进现代大学管理制度建设，特制定本意见。
一、提高认识，切实加强对高校档案工作的领导
各高校要充分认识《办法》对推进高校规范化管理和科学发展的重大意义，不断增强做好档案管理工作的责任感和使命感，认真做好《办法》的学习、宣传和贯彻落实，努力推进新时期高校档案工作再上新水平。要对照《办法》，认真开展调查研究，针对全员档案意识不强，档案管理的体制机制不健全，档案资源建设和开发利用服务工作不到位，基础设施、信息化建设和安全保护工作亟待加强等问题，结合工作实际制定切实可行的实施方案，把《办法》的各项规定全面落到实处。
各高校应按照《办法》的规定，建立健全学校档案工作管理机制、体制，实行高校校长领导档案工作，分管档案工作的校领导协助校长负责，各高校须将档案工作纳入学校整体发展规划，认真研究和解决学校档案工作中的实际问题，建立健全与办学规模相适应的档案机构及管理体系。要把发展档案事业所需经费列入学校预算，确保档案工作需求。要把档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入高校工作质量考核体系中，纳入各部门各单位工作计划，纳入有关人员的职责范围，将学校教学、科研、管理各项工作与档案工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。
二、健全高校档案机构， 加强队伍建设
认真落实《办法》关于高校档案机构设置及人员配置的规定，凡是具备“建校历史在50年以上，全日制在校生规模在1万人以上、已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上”条件之一的高校，应当设立档案馆，不具备设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
设立档案室或档案馆的高校，应参照劳动人事部国家档案局关于《地方各级档案馆人员编制标准》（国档联发【1985】2号）要求，馆藏档案一万卷的，应配备3至5名专职档案工作人员；馆藏超过一万卷不足三十万卷的其超过部分每五千卷增配一人；超过三十万卷的，其超过部分每七千卷增配一人。档案库房配置应符合国家关于档案库房配置的标准要求，要具备前瞻性，为档案增量留有余地。
配齐配足档案管理人员。通过培养、引进和人才流动等方式，真正把政治素质高、组织管理能力强、具有开拓创新意识、适应档案管理现代化、信息化建设要求的专业人才，选配到档案岗位上来。同时要注意档案工作人员的培养教育，努力创造条件支持他们参见档案业务水平知识和相关科学文化知识以及现代化管理技能的学习、培训，不断增强档案工作者的事业心和责任感，提高他们的档案业务水平和信息化管理的技能。要关心档案工作人员的政治和生活待遇，努力解决他们的实际困难。对长期接触有毒害物质的档案工作人员，应当按照法律法规采取有效地防护措施，保障其依法享有工伤社会保险待遇及规定补贴。对从事档案工作的专职人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制、享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
三、加强档案资源建设，落实部门立卷制度
各高校要严格按照《办法》规定，实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，学校各部门负责档案工作的人员应认真履行职责，按照归档要求认真组织档案整理、立卷工作，采取有效的措施，切实把从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的、具有保存价值的各种类型、各种体裁形式的11大类文件材料收集齐全完整，按照高校档案整理标准规范分类、整理、归档。
高校档案机构要牢固树立“围绕中心、服务大局”的观念，对学校的重要活动、重大事项、重要科研项目和重点建设项目，事前要积极做好相关档案手机保管的法规知识宣传工作，事中要全程跟踪指导服务，事后要认真做好专项档案的收集、整理、归档工作。要突出学校办学特色，积极拓展档案资源的收集渠道，做好各种门类档案的收集归档工作，各高校要确保近三年来的档案归档率、准确率达到100%，完整率达到95%以上，确保档案资源的齐全完整。
四、有效开发档案信息资源，加强安全保密工作
各高校要把档案信息利用服务作为衡量档案工作水平的一项重要指标加以考核。高校档案机构应当充分挖掘利用档案资源，不断提高档案综合开发利用水平，为社会利用档案创造便利条件。要采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作，普及档案知识，不断丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵，拓宽档案服务新领域。积极开展档案编研、年鉴编纂工作，为学校编写校史积累基础资料。要广泛组织档案学术交流，活跃档案学术氛围，为领导决策提供参考。有条件的高校可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
同时，要认真落实《办法》中关于“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”的规定，理顺与校内教学、管理等部门的关系，其他部门不得出具与档案相关的证明。各高校档案机构要严格执行档案查阅制度，确保档案信息安全，要严格注意保护个人和单位信息，不得泄露国家机密。
五、积极推进档案的信息化建设，提高档案管理现代化水平
我省高校档案工作信息化建设总的实施原则是：统筹规划，分类指导，注重实效，稳步推进。具体目标是：
（一）尚未开展档案信息化工作的高校，3年内应建成档案目录数据库，实现查阅检索档案目录的现代化。
（二）基础条件较好的学校建成档案原文数据库和多媒体数据库，使馆（室）存档案全部或大部分数字化。同时在本校校园网上，开设档案信息查询利用窗口，提供可公开信息的公布和检索利用，以及公益性信息服务，实现公开档案信息的社会共享。
（三）已设立档案馆的高校要在现有的基础上，在实现馆存档案数字化后，应按照《山东省数字档案室馆建设章程》的要求，建成省内一流的数字档案馆，成为我省档案馆信息化建设的样板，要更好地为学生、学校和社会服务。
各高校要高度重视档案信息化建设工作，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与学校信息化建设同步发展。要按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求，结合本学校实际，科学制定发展规划和实施方案，要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，扎扎实实推进档案信息化建设。同时要制定电子文件归档范围和归档管理办法，及时做好各部门在办公自动化过程中形成的电子文件归档与管理工作，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
为切实做好《办法》的贯彻落实工作，省教育厅、省档案局将联合举办一次业务培训，并适时组织一次高校档案工作检查。
山东省教育厅
山东省档案局
二OO九年五月
